11 salaisuutta huonojen uutisten toimittamiseen työssä

Anna palautetta nopeasti, mutta ei heti.
Älä odota vuosittaista katsausta, jossa mainitaan parannuskohteet. Kiinnitä huomiota asioihin nopeasti, jotta yksityiskohdat olisivat mielessäsi tuoreita. Päivä tapahtuman jälkeen on makea paikka; vähän aikaa tukahduttaa liian kuumat tunteet ja antaa sinun valmistautua ja olla harkittuja sanojesi kanssa. "Tällä hetkellä molemmilla osapuolilla on vahvempi ja vähemmän hyödyllinen reaktio", sanoo Jennifer Porter, toimitusjohtaja Boda-ryhmä, johtajuuden ja tiimin kehittämisen yritys. Vuosittaisten tai neljännesvuosittaisten katsausten tulisi kattaa tavoitteet ja keskittyä tulevaisuuden näkökulmaan tulevaan palautteeseen - esimerkiksi siihen, mitä jonkun on tehtävä enemmän tai vähemmän kuin heidän uransa etenemiseen (“Jos tarvitsisit taitavampaa data-analytiikkaa, voin nähdä sinun hyppäävän seuraavaan taso").

Muista aikomuksesi.
Ajattele, miksi haluat jakaa palautetta ensinnäkin. "Teet tämän, koska haluat auttaa henkilöä menestymään", Porter sanoo. Tuolloin se saattaa tuntua vähemmän myönteiseltä - saatat ajatella, että sinun täytyy vain hillitä huonoja tapoja tai korjata huolimaton työ - mutta kaikenlainen palaute auttaa tiimiäsi oppimaan ja kasvamaan. Haluat myös ansaita heidän luottamuksensa. "Jos et anna palautetta, joku muu tekee ja ei ehkä tee niin hyvää työtä kuin sinulla olisi", sanoo Freyan Billimoria, johtaja ihmisten toiminnoista Skillshare, verkko-oppimisyhteisö. Ilmaise aikomuksesi keskustelun aikana. Sano: "Sanon tämän sinulle, koska välitän sinusta ja haluan sinun olevan mahdollisimman tehokas."

Ajattele sisältöä, ei toimitusta.
Monet johtajat ovat huolissaan siitä, kuinka he aikovat pehmentää iskua sen sijaan, mitä he sanovat, Porter sanoo. "Se on kuin puhevalmistelut ja keskittyminen pukeutumiseesi mieluummin kuin esityksen sisältöön", hän toteaa. Kysy itseltäsi: “Mikä on keskeinen viestini? Mitä toivon, että tämä henkilö vie keskusteluun? Mitä haluan tapahtua seuraavaksi? ”Kirjoita muistiin sanottava ja harjoittele suihkussa tai luotettavan työtoverin päällä. Ole nolla käytöksessä tai toiminnassa sen sijaan, että keskustelisit tunneista, ja anna konkreettisia esimerkkejä, kuten ”Huomasin, että keskeytit ihmisiä kuusi kertaa tuossa kokouksessa” (verrattuna siihen, että olet epäkohtelias työtoverit”).

SAMANKALTAISET Tässä on tarkalleen kuinka saada joustava aikataulu töihin

Aloita kysymyksellä.
Keskustelun tulisi olla vuoropuhelu, ei monologi. Sano: ”Haluaisin keskustella kanssasi jakaa palautetta. Onko se OK? ”Ihmisluonto on sanoa kyllä, mutta kysymällä lupaa voit vahvistaa suhdetta, Porter sanoo. Toinen taktiikka: Pyydä toista henkilöä johtamaan keskustelua. Sano: ”Haluaisin puhua kanssasi x. Mikä mielestäsi meni hyvin? Mitä luulet ette? 'Anna työntekijälle aikaa vastata. "Monissa tapauksissa he jo tietävät, mihin he jäävät vajaaksi", sanoo kirjan kirjoittaja Fran Hauser Myytti mukavasta tytöstä ($16; amazon.com). "Kun kehystät keskustelun yhteistyönä kritiikin sijasta, ääni on enemmän kannattavaa."

Käytä vähemmän sanoja.
Ole mahdollisimman tarkka. Epämääräiset tai klikaatit lauseet (”Sinun on työskenneltävä johtotehtävissäsi”) tai sokeripinnoitettu palaute ovat hämmentäviä kuuntelijalle, lisäämällä todennäköisyyttä, että he menettävät pisteesi kokonaan. "Jos käytät 100 sanaa sanoaksesi, että joku ylitti tietyn määräajan, selität ylenmääräisesti", Porter sanoo. Ja kun lataat täyttösanoja ja pehmennyksiä (“tiedän, että olet yli-työskennellyt”), palaute alkaa tuntua henkilökohtaiselta ja puolueellisuus voi hiipiä, Billimoria sanoo. Sen sijaan päästä kohtaan ja mainita havaitsemasi. Sano: ”Huomasin, että olemme jättäneet kahden viimeisen raportin määräajan. Mitä tapahtui?"

Älä vesitä viestiäsi.
Tavallinen tapa kerätä negatiivista palautetta kahden kiitosjakson välillä voi olla vaistomainen, mutta se on yksi johtajan suurimmista virheistä, Billimoria sanoo. Palautteen piilottaminen kohteliaisuuksien sisäpuolelle vie virran sanoista. ”Ihmiset näkevät sen tulevan; sitten he hylkäävät positiivisen, odottavat negatiivisen ja eivät luota siihen, mitä sanot ”, Porter sanoo. Mitä voit tehdä ollaksesi kiltti, mutta suora: Ilmaise palautetta positiivisesti, Hauser sanoo. Sano: "Paljon menee hyvin, mutta minulla on rakentavaa palautetta joistakin parannusta tarvitsevista asioista" tai "Minulla on neuvoja, jotka voivat auttaa sinua."

SAMANKALTAISET Selvitä postilaatikkosi näillä ammattilaisten sähköpostinhallintavihjeillä

Anna konteksti.
Miksi välität jos joku toimittaa työtä myöhään? Vai eikö muotoiltu esityksiä täydellisesti? Vastaukset saattavat olla ilmeisiä sinulle, mutta työntekijän on ymmärrettävä miksi palautteesi takana. Yritä sijoittaa erityisiä muistiinpanoja suuremman kuvan sisälle - esimerkiksi “Kun osastomme on myöhässä työn kanssa, se vaikuttaa myös muihin joukkueisiin” tai “Kun taloustiedot näyttää väärin suuntautuneelta, se voi antaa ihmisille epäluottamuksen numeroihisi. ”Hauser sanoo, että palautteen tärkeys voi helpottaa toimitusta ja kuulla.

Ole empaattinen.
Kriittisten kommenttien vastaanottaminen on vaikeaa. ”Sillä ei ole väliä kuinka taitava toimitat palautetta. Se pistää edelleen ”, Porter sanoo. Älä ole liian ankara, kuuntele toisen henkilön näkökulmaa ja pysy rauhallisena. Vältä myös sanaa "sinä", jos pystyt. "Hienovaraiset sanavalinnat voivat saada keskustelun tuntemaan pikemminkin keskustelua kuin hyökkäystä", Hauser sanoo. Esimerkiksi sen sijaan, että sanot: "Tämän voin mielestäni tehdä toisin", sano: "Tämän voin mielestäni tehdä toisin."

Tee se kasvotusten.
Vaikeiden uutisten toimittaminen sähköpostitse tai puhelimitse on houkuttelevaa, mutta tapaaminen henkilökohtaisesti (tai Skypen tai FaceTimen kautta) on tehokkaampaa, Hauser sanoo. Sen avulla voit lukea toistensa sanaton vihje ja tunne-aikomus. "Kasvokkain oleminen on ainoa tapa varmistaa, että toinen henkilö tuntee myötätuntoni", Hauser sanoo. Lisäksi, jos et näe työntekijääsi, on vaikeampaa selvittää, ovatko he järkyttyneitä vai edes kiinnittävätkö huomiota siihen, mitä sanot. "Istu suoraan ja ylläpitä silmäkosketusta riippumatta siitä, kuinka vaikea se voi olla", Hauser sanoo.

On seurantasuunnitelma.
Lopeta keskustelu keskustelemalla seuraavista vaiheista. Kysy, kuinka voit olla avuksi ja päättää yhdessä, milloin sinun pitäisi puhua uudelleen (päiviä, viikkoja tai kuukausia myöhemmin, asiasta riippuen). Tarkista sitten päivän tai kahden kuluttua, miten toinen ihminen tunne. On luonnollista, että palautteen vastaanottaja kävelee pois vähän haavoittuneesta keskustelusta, vaikka se olisi ollut tuottavaa, Porter sanoo. "Sinun on annettava ihmisille aikaa prosessoida", Billimoria sanoo. ”Vahvien suhteiden avain on luovuttaminen taaksepäin.” Kun teet niin, ansaitset luottamuksen, mikä tekee palautteen jakamisesta seuraavan kerran helpompaa.

Muista antaa myös paljon kiitosta.
Tee positiivisen palautteen antaminen osaksi rutiiniasi - älä vain purista sitä epämiellyttäviin keskusteluihin. Tarkoituksena ei ole vain levittää ihmisiä tai antaa jokaiselle pokaali; positiivinen palaute on ammatillisen kehityksen työkalu. Ensinnäkin, se on rakentavaa - ihmisille on hyödyllistä tietää, mitä he tekevät hyvin, jotta he voivat jatkaa sen tekemistä. Toiseksi se auttaa luomaan kulttuurin, joka on avoimempi ja suvaitsevainen palautteelle, Porter sanoo. Ole myös täsmällinen täällä. Sano: “Pidän todella siitä, kuinka käsitteit kyseistä haastetta” tai “Arvostan sitä, että puhuit muiden osastojen kanssa saadakseen sisäänoston.” Ja sano se usein. "Jokaisesta kritiikistä tulee antaa vähintään viisi kiitosta", Hauser sanoo. "Tämä vie ihmiset paikkaan, jossa he haluavat palautetta."